Bu blogtaki konumuz yine önemli bir konu ve özellikle kamu kurumlarını yakından ilgilendiren ayrıntılardan oluşuyor.Şuanda ne demek olduğu tam olarak bilinmeyen hatta benim bile yeni öğrendiğim ! "Elektronik Belge Yönetim Sistemi" ile yine yakın zamanlarda geliştirilmeye başlanan "Dökümantasyon Yönetim Sistemleri" hakkında bazı bilgileri bir araya getireceğiz.Bu blogu tam olarak okumayı bitirdiğinizde elma ve armut sorunsalınına bir bakış açısı getirmiş olacağız.Madem ki seçtiğimiz EBYS (Elektronik Bilgi Yönetim Sistemleri) ve DYS (Dökümantasyon Yönetim Sistemleri) yada bir diğer adıyla Dijital Arşivlemedir, dilerseniz bu iki sistemi anlatırken öncelikle bu sistemlerin ne olduğu hakkında kısa kısa tanımlamalarını yaparak, sistem farklılıklarını anlamaya çalışalım...
EBYS - Elektronik Belge Yönetim Sistemi Nedir ? : E- Dönüşüm İcra Kurulu kararı ile Devlet Arşivleri Müdürlüğü'ne verilerek TSE 13298 standardının oluşumu sağlanan "Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli" esas alınarak geliştirilmiş ve Başbakanlık tarafından 2008/16 sayılı genelge ile kamu kurumları tarafından kullanılması gereken yazılımlardır.
Dökümantasyon Yönetim Sistemi Nedir ? : Her türlü Dökümanın kağıtsız ve sayısal olarak saklanabilmesi sağlamak amacıyla geliştirilmiş yazılımlardır ve kısmende olsa yine EBYS lerle aynı standartları kullanmalıdır fakat bu tür yazılımlar için bir gereklilik değildir.Zaten iki uygulama arasındaki farklılıklarda bu ayrıntadır..Yani kısaca EBYS ler kamu kurumlarını bilgi yönünden birbirlerine bağlarken sadece dijital arşivleme yapan sistemlerin iletişim kabiliyetleri yoktur.
Yukarıdaki kısa tanımlardanda anlaşılacağı gibi.EBYS elektronik imzalı belgelerin kamular arasındaki iletişimi ve diğer yandan Dijital bir arşivleme sağlarken.Dökümantasyon yönetim sistemleri ise sadece belgeleri sayısal olarak arşivleme amacıyla kullanılırlar.Bu bilgilere göre ilerleyen zamanlarda tüm Kamu kurumlarında kullanılması zorunlu hale gelecek asıl sistemin Elektronik Belge Yönetim Sistemi yani EBYS ler olduğunu anlayabiliriz.Elimdeki bilgilerle biraz daha detay verecek olursam aşağıda derlediklerimi gözden geçirmeniz sistemlerin bazılarında ne tür marifetler olduğunuda böylece anlamış olursunuz.
- EBYS yazılımlarının gelişimine ilham veren Başbakanlık genelgeleri ve TUBİTAK bilgi dökümanları inceledim.Bu belgeler aşağıdaki isimlerde internet üzerinden kolayca bulunacak belgelerdir örneğin;
- Devlet Planlama Teşkilatı Bilgi Toplumu Dairesi Başkanlığının hazırladığı Kurumlar Arası E-Yazışma Çalışma Raporu
- Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün hazırladığı 29ncu yayını olan EBYS Kriterleri Referans Modeli V2.0
- Devlet Planlama Teşkilatı ve E-Dönüşüm Projesi kapsamında hazırlanmış Birlikte Çalışılabilirlik Esasları Rehberi
- Başbakanlık 2008/16 sayılı tüm kamulara Başbakan tarafından imzalanmış ve tebliğ edilmiş genelge
Yukarıda saydığım bu belgeler EBYS'lerin genel çalışma prensiplerini tam olarak anlatan belgelerdir ve eğer kurumunuz bir EBYS edinecekse bu belgeleri bulup İhtiyaç komisyonlarınızca okunmasını sağlayabilirsiniz.Şayet bulamaz iseniz size yardımcı olabilmek için hemen mail ile size ulaştırabilmem münkündür.Tüm bu okuduğum belgelerden sonra EBYS ürünlerin faydalarını daha iyi anladığımı söylemeliyim.Zira bazı istatislikler sadece kamular arasındaki belge ve dökümanların hızlı şekilde paylaşılması dışında bu kağıt iletişimi hızının çok daha fazlasını kazandırmakta.Ayrıca buradaki maliyetlerde hiçte azımsanacak gibi değil.Yine bu ürünlerin geliştiricisi olan bir firmanın slaytında şöyle bir istatislik var ve sizinle bunu paylaşmak isterim.Söylendiğine göre;
-Evrak ile ilgili işlemler ofis çalışanlarının mesaisinin %60 ını, İşçilik maliyetlerinin %45 ini Kurumsal ciroların ise %15 gibi bir oranda etkiliyor.
-Ayrıca idari kısım çalışanlarının kullandığı belgelerin %7.5 kaybolmakta bunun ise %3.5 inide yanlış arşivleme nedeniyle ulaşılamamaktadır.Yine bir ofis çalışanı bu kaybolan belgelerden herhangi birini bulmak için mesaisin %50 sini harcamakta ve bulduğu zamanda % 5 ila 15 ini bu belgeyi yeniden okumakla meşgul olmaktadır.
Gerçekten harika bir istatislik elbette bu gösterimde çok daha fazla istatislik var ama hepsini burada yazmam pek olası değil,görüşünüşe göre bu EBYSler kamu kurumlarına sağlayacağı fayda bizim düşündüklerimizden çok daha fazlası olacak.EBYS lerle ilgili önümüzdeki dönemde yeni bilgileri yine bu blogtan takip edebilirsiniz.Sorularınızıda yine blog içerisindeki iletişim linklerini kullanarak bana ulaştırabilirsiniz....
Bu Yazının Sponsorları
Yorumlar
Yorum Gönder